Ergonomia biura i wyposażenie biura w odpowiednie meble ma bezpośredni wpływ na jakość pracy, zdrowie i motywację pracowników.
Zgodnie z definicją Ergonomia jest to nauka o pracy, czyli dyscyplina naukowa zajmująca się dostosowaniem pracy do możliwości psychofizycznych człowieka. Ma na celu humanizowanie pracy poprzez taką organizację układu: człowiek – stanowisko pracy - warunki otoczenia, aby wykonywana była przy możliwie niskim koszcie biologicznym i najbardziej efektywnie, co uzyskuje się m.in. poprzez eliminację źródeł chorób zawodowych. Ergonomia jest nauką interdyscyplinarną. Korzysta z dorobku takich nauk lub dziedzin naukowych jak: psychologia pracy, socjologia pracy, fizjologia pracy, higiena, medycyna pracy, organizacja pracy, antropometria oraz nauk technicznych, np. materiałoznawstwa, budowy maszyn.
Ergonomiczne meble biurowe , to tylko jeden z czynników mających wpływ na ergonomię całego biura. Równie istotne jest odpowiednie ustawienie mebli, oświetlenie stanowisk pracy i jakość powietrza.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej kubatury pomieszczenia w tym co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (nie zajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.)
Wysokość pomieszczenia stałej pracy nie może być mniejsza nić 3 m. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w pomieszczeniu zatrudnionych jest nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego z nich przypada co najmniej 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia, wtedy dopuszcza się wysokość 2,5 m
Zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem pracodawca jest zobowiązany także do zapewnienia odpowiedniego oświetlenia zapewniającego komfort pracy wzrokowej. W pomieszczeniach stałej pracy należy zapewnić oświetlenie dzienne. Należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw oświetleniowych, okien, powierzchni blatu biurka , ścian i jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od ekranu monitora (stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie żaluzji lub zasłon na oknach). Niezależnie od oświetlenia dziennego należy zapewnić dodatkowo oświetlenie elektryczne o parametrach zgodnych z Polskimi Normami.
Biurka powinny posiadać odpowiednio dużą powierzchnię blatu (minimum 1,2 m2) wykonaną z materiału o antyrefleksyjnej powierzchni jasnego koloru. Konstrukcja stanowiska pracy powinna zapewniać ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, w zasięgu jego rąk, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji. Biurka należy wyposażyć w elementy uzupełniające poprawiające funkcjonalność stanowiska pracy. Zalecane jest także, aby biurka były wyposażone w mechanizm umożliwiający regulację wysokości blatu w zależności od wzrostu pracownika.
Biurko powinno mieć blat o szerokości minimalnej od 80 do 90 cm a długości minimum od 120 do 160 cm. Szerokość i głębokość stołu powinna zapewniać wystarczającą powierzchnię do łatwego posługiwania się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywania czynności związanych z rodzajem pracy. Szerokość blatu powinna być na tyle duża, by swobodnie zmieściły się na nim klawiatura, myszka, podstawka na dokumenty i monitor. Pomiędzy przednią krawędzią blatu
biurka a klawiaturą musi pozostać od 5 do 10 cm wolnej przestrzeni na swobodne oparcie dłoni. Odstęp ten jest konieczny, aby użytkownik mógł oprzeć nadgarstki i przedramiona na powierzchni stołu, co przeciwdziała zmęczeniu rąk, a przy dłuższej pracy zmniejsza liczbę popełnionych błędów klawiszowych. Wysokość biurka powinna być dopasowana do wzrostu użytkownika i powinna posiadać możliwość regulacji wysokości biurka w zakresie od 65 do 75 cm.
Odpowiednio duża głębokość stołu powinna umożliwić spełnienie wyżej wymienionego wymagania oraz dodatkowo ma zapewnić pod stołem miejsce na swobodne ułożenie nóg.
Szerokość i głębokość stołu powinna również zapewniać ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, to jest w zasięgu jego kończyn, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji. Ustawienie często używanych elementów w zasięgu kończyn górnych użytkownika, zapewnia wygodę i niewielki wysiłek potrzebny do ich obsługi. W przypadku konieczności częstego sięgania do elementów wyposażenia umieszczonych poza zasięgiem ramion, występuje zwykle silne wychylanie tułowia z fotela do przodu lub na boki, co nie jest wskazane, ani zbyt bezpieczne.
Ergonomia w krzesłach i fotelach
Absolutne minimum to regulowana wysokość siedziska (teleskop) i mechanizm pozwalający na regulację głębokości siedziska oraz wysokości i pochylenia oparcia. Po dopasowaniu parametrów krzesła do własnej sylwetki trzeba je zablokować w wybranej pozycji. Krzesło jest statyczne.
Sktywne siedzenie - zasady siedzenia dynamicznego najlepiej spełniają krzesła wyposażone w mechanizm synchroniczny. Pozwala on na jednoczesne odchylanie oparcia i siedziska w określonej proporcji, tak by kąt między nimi ulegał zmianie. Mechanizm synchroniczny pozwala regulować wszystkie parametry krzesła odpowiednio do sylwetki, wzrostu i wagi użytkownika, daje możliwość w trakcie siedzenia zmiany pozycji i kąta ustawienia kręgosłupa. Proporcja, w jakiej oparcie porusza się względem siedziska, może być różna.
Istotnym uzupełnieniem są np. podłokietniki o regulowanej wysokości i kącie nachylenia wobec siedzącego.